Rechnungserfassung einfach - mit OCR und KI
Hinweis: Wir verwenden KI-Chatbot und AI-Chatbot analog, (AI: Artifical Intelligence = KI: Künstliche Intelligenz)
Die automatische Rechnungserfassung mittels Optical Character Recognition (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung genommen. Diese Technologien, einschließlich der Automatisierung und der Bereitstellung von Workflows, revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse optimieren und effizienter gestalten können. In diesem Artikel werden die Grundlagen der OCR und ihre Integration in die automatische Rechnungserfassung sowie die Rolle der KI bei der Optimierung von Prozessen beleuchtet. Darüber hinaus wird die Zukunft der digitalen Rechnungserfassung mit weiteren Entwicklungen und Trends diskutiert.
Inhalt
Wie funktioniert die automatisierte Rechnungserfassung?
Die automatisierte Rechnungserfassung ist ein Prozess, bei dem eingehende Rechnungen ohne manuellen Aufwand erfasst, geprüft und freigegeben werden. Sie ist eine effiziente Lösung, die Unternehmen Zeit und Geld spart.
Rechnungseingang
Der erste Schritt der automatischen Rechnungserfassung ist der Rechnungseingang. Die Rechnungen können analog per Post oder Fax eingehen oder digital z.B. per E-Mail als PDF. In der Regel werden sie in einem zentralen Postfach gesammelt und wenn noch nicht geschehen, eingescannt und digitalisiert.
Erfassung der Rechnungsdaten
Im nächsten Schritt werden die Rechnungsdaten erfasst. Dies geschieht in der Regel durch eine Software, die Optical Character Recognition (OCR) verwendet. OCR ist eine Technologie, die es ermöglicht, Text aus Bildern oder Dokumenten zu erkennen und zu digitalisieren.
Die Software liest die Rechnung ein und extrahiert die relevanten Daten, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Lieferant und Artikel. Diese Daten werden dann in ein Buchhaltungssystem übertragen.
Rechnungsprüfung
In der nächsten Phase wird die Rechnung geprüft. Dies geschieht durch einen Mitarbeiter, der die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft.
Die Prüfung umfasst unter anderem die folgenden Punkte:
- Sind alle relevanten Daten vorhanden?
- Sind die Daten korrekt?
- Stimmt der Rechnungsbetrag mit der Bestellung überein?
- Sind die Rechnungsbedingungen korrekt?
Rechnungsfreigabe
Wenn die Rechnungsprüfung erfolgreich ist, wird die Rechnung freigegeben. Dies bedeutet, dass sie gebucht und bezahlt werden kann.
Die Freigabe erfolgt in der Regel durch einen Buchhalter oder einen anderen autorisierten Mitarbeiter.
Was ist OCR und wie funktioniert es in der automatischen Rechnungserfassung?
Optical Character Recognition (OCR) ist eine Technologie, die es ermöglicht, gedruckte oder handgeschriebene Texte zu digitalisieren und automatisch zu erkennen. Durch die Extraktion von relevanten Daten aus eingescannten oder digitalen Dokumenten kann die OCR-Technologie in die automatische Rechnungserfassung integriert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, indem Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant und Positionsdaten automatisch ausgelesen und validiert werden.
Klassisches OCR
Klassisches OCR basiert auf einem Regelwerk, das die Erkennung von Buchstaben und Zeichen beschreibt. Das Regelwerk wird manuell erstellt und muss für jede Schriftart und jeden Dokumententyp angepasst werden. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess, der zu einer begrenzten Erkennungsgenauigkeit führen kann.
Im Rahmen der automatischen Rechnungserfassung wird klassisches OCR häufig für die Erkennung von gedruckten Schriften verwendet. Die Erkennungsgenauigkeit für gedruckte Schriften ist in der Regel relativ hoch, da die Buchstaben und Zeichen klar voneinander abgegrenzt sind.
OCR mit KI
OCR mit KI basiert auf künstlichen neuronalen Netzwerken (KNN). KNN sind in der Lage, Muster in Daten zu erkennen und zu lernen. Dies ermöglicht eine deutlich höhere Erkennungsgenauigkeit als klassisches OCR.
Im Rahmen der automatischen Rechnungserfassung kann OCR mit KI für die Erkennung von handgeschriebenen Schriften verwendet werden. Die Erkennungsgenauigkeit für handgeschriebene Schriften ist mit KI deutlich höher als mit klassischem OCR.
Vorteile von OCR mit KI
OCR mit KI bietet gegenüber klassischem OCR folgende Vorteile:
- Höhere Erkennungsgenauigkeit: OCR mit KI kann Muster in Daten erkennen und lernen, wodurch eine deutlich höhere Erkennungsgenauigkeit als bei klassischem OCR erreicht wird.
- Bessere Unterstützung für verschiedene Schriftarten: OCR mit KI kann auch komplexere Schriftarten erkennen, wie z. B. handgeschriebene Schriften.
- Flexibilität: OCR mit KI kann an neue Anforderungen angepasst werden, ohne dass das Regelwerk manuell angepasst werden muss.
Beispielhafte Anwendungen von OCR in der automatischen Rechnungserfassung:
- Rechnungsverarbeitung: OCR kann verwendet werden, um Rechnungen automatisch zu verarbeiten und in ein Rechnungsverarbeitungssystem einzulesen. Dies spart Zeit und Kosten und reduziert die Fehlerquote.
- Rechnungsprüfung: OCR kann verwendet werden, um Rechnungen auf Plausibilität zu prüfen. Dies kann beispielsweise durch die Überprüfung der Rechnungsnummer, des Rechnungsbetrags und der Zahlungsbedingungen erfolgen.
- Rechnungsarchivierung: OCR kann verwendet werden, um Rechnungen automatisch zu archivieren. Dies erleichtert die Suche und Verwaltung von Rechnungen.
Fazit
OCR ist eine wichtige Technologie für die automatische Rechnungserfassung. Klassisches OCR ist in der Regel ausreichend für die Erkennung von gedruckten Schriften. Für die Erkennung von handgeschriebenen Schriften bietet OCR mit KI deutlich bessere Ergebnisse.
Integration von OCR und KI in bestehende Rechnungswesen- und DMS-Systeme
Die Integration von OCR- und KI-Technologien in bestehende Rechnungswesen- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht eine nahtlose Datenerfassung, Validierung und Archivierung von Rechnungen. Durch die intelligente Texterkennung und Extraktion von relevanten Daten können Unternehmen Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und effizienter gestalten. Darüber hinaus bieten Schnittstellen von OCR- und KI-Technologien mit bestehenden Systemen die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Rechnungserfassung zu optimieren und zu beschleunigen.
Ab wann lohnt sich der Einsatz von OCR in der Rechnungserfassung?
Die Frage, ab wann sich der Einsatz von OCR in der Rechnungserfassung lohnt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der Rechnungen, die pro Jahr verarbeitet werden, den Kosten für manuelle Bearbeitung und den Kosten für die Implementierung und den Betrieb eines OCR-Systems.
ROI und Kosten
Im Allgemeinen gilt, dass sich der Einsatz von OCR lohnt, wenn die Kosten für die manuelle Bearbeitung der Rechnungen höher sind als die Kosten für die Implementierung und den Betrieb eines OCR-Systems. Die Kosten für die manuelle Bearbeitung lassen sich dabei aus den Kosten für die Mitarbeiterstunden, die für die Bearbeitung der Rechnungen aufgewendet werden, und den Kosten für die benötigten Software- und Hardware-Tools berechnen.
Mitarbeiterstunden
Die Anzahl der Mitarbeiterstunden, die für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aufgewendet werden, lässt sich durch die Anzahl der Rechnungen, die pro Jahr verarbeitet werden, und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung berechnen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung hängt von der Art der Rechnungen ab. So sind beispielsweise Rechnungen mit vielen Positionen oder komplexen Angaben in der Regel zeitaufwändiger zu bearbeiten als Rechnungen mit wenigen Positionen oder einfachen Angaben.
Anzahl der Dokumente
Die Anzahl der Rechnungen, die pro Jahr verarbeitet werden, ist ebenfalls ein wichtiger Faktor bei der Berechnung des ROI. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto höher sind auch die Kosten für die manuelle Bearbeitung und desto schneller amortisiert sich die Investition in ein OCR-System.
Vereinfachen Sie Ihr Rechnungswesen mit KI
In der heutigen digitalen Ära ist es entscheidender denn je, den Fortschritt der neuesten Technologien mitzuverfolgen. Die Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) und optischer Zeichenerkennung (OCR) für die Rechnungserfassung bietet eine sinnvolle Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Wenn Sie den Schritt in die Zukunft wagen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
Unser kompetentes Team steht Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Implementierung einer individuellen Lösung für die Rechnungserfassung mit KI und OCR zu unterstützen. Von der anfänglichen Beratung bis zur erfolgreichen Umsetzung und darüber hinaus begleiten wir Sie durch jeden Schritt des Prozesses. Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, und wir garantieren eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme.