Referenzen · Firmenunterkünfte · Rostock

Anna nimmt ab: KI-Telefonassistentin für Monteurzimmer

MaiApartments vermietet Firmenunterkünfte in Rostock und Umgebung an Monteure und Projektteams. Wir haben eine KI-Telefonassistentin gebaut, die jeden Anruf annimmt, die Anfrage vollständig aufnimmt, die Belegung prüft und den Inhaber nur noch entscheiden lässt.

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Kunde: MaiApartments
Branche: Firmenunterkünfte · Rostock
Lösung: Anfragen & Buchungen
Zeitraum: November 2025 bis Mai 2026

Ausgangslage

Wer nicht durchkommt, bucht beim Nächsten

Firmen suchen Unterkünfte oft kurzfristig, per Telefon und zu jeder Tageszeit. Wenn niemand abnimmt, ist die Anfrage verloren. Und wenn doch, fehlen auf dem Zettel oft Personenzahl, Zeitraum oder Rückrufnummer.

Dazu kommt: Viele Anrufer sprechen kein oder wenig Deutsch, und jede Anfrage musste von Hand ins CRM übertragen und mit dem Belegungskalender abgeglichen werden.

Ziele

Jeder Anruf wird angenommen, auch abends und am Wochenende
Alle Angaben für ein Angebot in einem Gespräch
Verfügbarkeit automatisch prüfen, Lead automatisch anlegen
Der Inhaber entscheidet mit einem Klick

Lösung

Was wir gebaut haben

01

Telefonassistentin „Anna“

Begrüßt, sagt offen, dass sie eine KI ist, und fragt in fester Reihenfolge: Personenzahl, Zeitraum, Ort, Firma, gewünschter Kontaktweg. Sie fragt nie nach Namen und nennt keine Preise.

02

Mehrsprachig

Wechselt sofort in die Sprache des Anrufers, zum Beispiel Englisch, Polnisch oder Türkisch. Kurze Sätze, eine Frage nach der anderen.

03

Zusammenfassung per WhatsApp

Der Anrufer bekommt seine Anfrage als WhatsApp-Nachricht. Seine Zustimmung dazu gilt auch für das Speichern des Gesprächsprotokolls, ohne Zustimmung wird es verworfen.

04

Lead im CRM

Firma suchen oder anlegen, Kontakt aktualisieren, Lead mit Notiz erstellen. Der Status im CRM folgt dem Ergebnis der Verfügbarkeitsprüfung.

05

Verfügbarkeit prüfen

Passende Zimmer nach Personenzahl suchen, dann den Belegungskalender je Zimmer prüfen. Ergebnis: verfügbar, Warteliste oder Partner-Anfrage.

06

Freigabe durch den Inhaber

Eine Nachricht mit Zeitraum, Personen, Ort, Zimmer und Preis pro Person und Nacht, dazu drei Knöpfe: Freigeben, Manuell prüfen, Ablehnen.

So läuft es

01 Anruf kommt rein Anna nimmt ab, in der Sprache des Anrufers.
02 Anfrage aufnehmen Personen, Zeitraum, Ort, Firma, Kontaktweg.
03 System prüft Lead im CRM, Zimmer und Kalender, WhatsApp an den Anrufer.
04 Inhaber entscheidet Freigeben, manuell prüfen oder ablehnen.

Stand heute · umgesetzt

Das Ergebnis

Vom Anruf bis zur Freigabe ohne Abtippen: Die Anfrage kommt vollständig an, die Verfügbarkeit ist schon geprüft, und der Inhaber entscheidet per Knopfdruck. Auf dem Weg dorthin haben wir die Automatisierung von n8n auf einen eigenen Dienst umgestellt und ein eigenes CRM gebaut.

5 Angaben: in einem Anruf: Personen, Zeitraum, Ort, Firma, Kontaktweg
mehrsprachig: wechselt sofort in die Sprache des Anrufers
3 Knöpfe: für den Inhaber: Freigeben, Manuell prüfen, Ablehnen
10 Probleme: mit Kommo, Meta und n8n: der Grund für ein eigenes CRM

Live-Demo

Probieren Sie es selbst aus

Eine abgespeckte Version des Werkzeugs, mit Beispieldaten statt Kundendaten. Stellen Sie den Schalter auf „an“ und legen Sie los.

Live-Demo · MaiApartments

Ein Anruf, eine fertige Anfrage

Vereinfachte Version mit Beispieldaten. Läuft komplett in Ihrem Browser, es werden keine Eingaben gesendet. Im echten System übernimmt ein Sprachmodell die Formulierungen.

Sie sind der Anrufer

Guten Tag, hier ist Anna von MaiApartments, ich bin eine KI-Assistentin. Für wie viele Personen suchen Sie eine Unterkunft?

4 Personen

Ab wann und für wie lange?

Wo arbeiten Sie in der Zeit?

Für welche Firma darf ich die Anfrage notieren?

Wie sollen wir uns bei Ihnen melden?

WhatsApp Rückruf E-Mail

Was im Hintergrund passiert

Beantworten Sie links Annas Fragen. Hier sehen Sie dann Lead, Belegungsprüfung und die Nachrichten.

Was wir dabei gelernt haben

Die wichtigste Lektion: Meta erlaubt pro WhatsApp-Nummer nur ein System, das Nachrichten empfängt. Mit Kommo, Meta und n8n gleichzeitig haben wir über fünf Monate zehn Integrationsprobleme gesammelt. Die Lösung war ein eigenes, schlankes CRM, in dem Telefon, WhatsApp und Belegung zusammenlaufen.

Technik

Womit es gebaut ist

Für Ihre IT: Diese Bausteine stecken in der Lösung. Details zu Hosting und Datenschutz finden Sie unter Sicherheit & Betrieb.

Telefon: LiveKit Agents mit Echtzeit-Sprachmodell und deutscher Stimme
Nachrichten: Meta WhatsApp Cloud API mit freigegebener Vorlage für die Zusammenfassung
Belegung: Zimmerliste in Airtable, Belegung je Zimmer im Google-Kalender
CRM: Eigenes CRM (Next.js, Supabase) mit Pipeline, Firmen, Apartments, Belegung und Reinigung
Freigabe: Telegram-Nachricht an den Inhaber mit drei Entscheidungsknöpfen

Weitere Referenzen

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BMS Building Materials Suisse

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