Referenzen · Recruiting · Technische Gebäudeausrüstung

Der Recruiting-Agent: Bewerber per WhatsApp vorqualifiziert

NEWTEN Gebäudetechnik ist ein Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung aus Rostock. Gemeinsam mit der Agentur AENEA Marketing bauen wir einen WhatsApp-Agenten, der Bewerbungen aus Meta-Anzeigen sofort beantwortet, nach festen Regeln einordnet und Gesprächstermine aus Outlook anbietet.

Live-Demo ausprobieren Zur Lösung

Kunde: NEWTEN Gebäudetechnik
Branche: Recruiting · Technische Gebäudeausrüstung
Lösung: Bewerber-Funnel
Zeitraum: seit September 2026, Pilotphase
Umsetzung: gemeinsam mit AENEA Marketing

Ausgangslage

Fachkräfte warten nicht auf den Rückruf

Planer und Bauleiter in der Gebäudetechnik sind gesucht. Wer sich über eine Anzeige meldet, erwartet eine schnelle Antwort, sonst ist er beim nächsten Arbeitgeber.

Gleichzeitig muss im Recruiting jede Entscheidung nachvollziehbar sein: Datenschutz, Betriebsrat und AGG lassen keine Blackbox zu, die über Menschen entscheidet.

Ziele

Jede Bewerbung bekommt sofort eine Antwort, rund um die Uhr
Die KI führt das Gespräch, feste Regeln ordnen ein
Alles, was einen Prozess beendet, prüft ein Mensch
Datenschutz von Anfang an: Hinweis, Widerspruch, Löschfristen

Lösung

Was wir gebaut haben

01

Transparenter Einstieg

Die erste Nachricht ist fester Text: Hinweis auf die KI, Datenschutz und wie man mit „Stopp“ jederzeit aussteigt.

02

Fakten statt Bauchgefühl

Das Sprachmodell zieht nur Fakten aus den Antworten. Code bewertet daraus die Passung (hoch, mittel, gering) und den Zeitpunkt (bald, mittelfristig, später).

03

Feste Spuren

Eine 3×3-Matrix aus Passung und Zeitpunkt ordnet jede Bewerbung einer Spur zu: Fast Lane, Standard, Warmhalten, Talentpool oder Umlenkung.

04

Bewerber-Board

Acht Spalten von „Neu“ bis „Abgeschlossen“. Alles, was den Prozess beenden würde, landet in „Prüfung“ und wird dort vom Recruiting freigegeben oder korrigiert.

05

Termine aus Outlook

Passende Bewerber buchen ihr Gespräch direkt in freie Recruiting-Slots im Outlook-Kalender, mit Erinnerung 24 und 2 Stunden vorher.

06

Simulator und Kriterienkatalog

Das Team probt Gespräche im Simulator und pflegt den Kriterienkatalog versioniert in der App. Dazu Datenexport für Auskunftsanfragen.

So läuft es

01 Bewerbung kommt rein Aus der Meta-Anzeige direkt in WhatsApp.
02 KI fragt nach Kernfragen zu Erfahrung, Werkzeugen, Standort und Start.
03 Regeln ordnen ein Passung × Zeitpunkt ergibt die Spur auf dem Board.
04 Recruiting entscheidet Freigeben, korrigieren, Gespräch führen.

Stand heute · in Einführung

Das Ergebnis

Der Recruiting-Agent ist gebaut und befindet sich in der Einführung. Ergebnisse veröffentlichen wir, sobald der Agent im Live-Betrieb gemessen ist.

5 Spuren: aus einer 3×3-Matrix aus Passung und Zeitpunkt
8 Spalten: auf dem Bewerber-Board, inklusive „Prüfung“ durch Menschen
24 h · 2 h: Erinnerungen vor dem Gespräch
15 Minuten: bis zur Löschung nach einem „Stopp“

Live-Demo

Probieren Sie es selbst aus

Eine abgespeckte Version des Werkzeugs, mit Beispieldaten statt Kundendaten. Stellen Sie den Schalter auf „an“ und legen Sie los.

Live-Demo · NEWTEN Gebäudetechnik

Von der Bewerbung zum Gesprächstermin

Vereinfachte Version mit Beispieldaten. Läuft komplett in Ihrem Browser, es werden keine Eingaben gesendet. Im echten System übernimmt ein Sprachmodell die Formulierungen.

WhatsAppRecruiting-Agent · Fachplaner/in Elektrotechnik TGA (m/w/d)

Auswertung im Code · Passung × Zeitpunkt

Passung: offen
Zeitpunkt: offen
Spur: offen

	bald	mittel	später
hoch	Fast Lane	Standard	Warmhalten
mittel	Standard	Warmhalten	Talentpool
gering	Umlenkung	Talentpool	Prüfung

Bewerber-Board (Auszug)

Neu

Fast Lane

Standard

Warmhalten

Talentpool

Prüfung

Technik

Womit es gebaut ist

Für Ihre IT: Diese Bausteine stecken in der Lösung. Details zu Hosting und Datenschutz finden Sie unter Sicherheit & Betrieb.

Kanal: Meta WhatsApp Cloud API mit freigegebenen Vorlagen, Sprachnachrichten werden nur im Arbeitsspeicher transkribiert
Logik: Regel-Engine im Code, Sprachmodell nur für Gesprächsführung und Faktenextraktion
Kalender: Microsoft Graph (Outlook) mit Recruiting-Slots
App: Next.js, PostgreSQL, Bewerber-Board, Simulator, Kriterienkatalog
Datenschutz: Löschung nach 6 Monaten, Talentpool 24 Monate mit Bestätigung nach 12, Auftragsverarbeitung über die Agentur

Weitere Referenzen

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