KI-Agentur auswählen: 12 Fragen, die Sie vor dem Vertrag stellen sollten

Eine gute KI-Agentur erkennen Sie daran, dass sie vor dem Vertrag konkrete Antworten gibt: wer baut, wo die Daten liegen, wem Code und Prompts gehören, was der Betrieb jeden Monat kostet und wie Sie wieder herauskommen. Dieser Leitfaden zeigt die Anbietertypen, zwölf Prüffragen, Warnsignale und typische Preismodelle.

Welche Arten von KI-Anbietern gibt es?

Unter „KI-Agentur“ oder „KI-Beratung“ treten sehr verschiedene Anbieter auf. Bevor Sie Angebote vergleichen, klären Sie, welche Art von Hilfe Sie brauchen.

Viele kleinere Anbieter mischen Beratung und Umsetzung. Das ist kein Nachteil. Fragen Sie nur genau, welcher Teil des Angebots in einem laufenden System endet.

Wo bekommen Sie eine kostenlose, neutrale KI-Beratung?

Mittelstand-Digital Zentren. Das Bundeswirtschaftsministerium fördert ein Netz von Zentren, deren geförderte Angebote für kleine und mittlere Unternehmen kostenfrei und anbieterneutral sein müssen, unter anderem mit KI-Trainerinnen und -Trainern. Das bisherige Netz läuft bis Ende 2026 aus. Ab 2027 sollen zunächst sechs regionale Zentren starten, die jeweils mehrere Bundesländer abdecken, etwa Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein gemeinsam. Das zuständige Zentrum finden Sie auf mittelstand-digital.de.

Industrie- und Handelskammern. Viele IHKs bieten kostenfreie Erstgespräche zu KI an. Beispiele: die IHK zu Dortmund mit einer monatlichen KI-Sprechstunde in 40-minütigen Einzelterminen, die IHK Elbe-Weser mit einem neutralen Informationsgespräch im Unternehmen und die IHK Heilbronn-Franken mit ihrem KI-Transfer Office. Fragen Sie bei Ihrer Kammer nach, auch bei der Handwerkskammer.

Diese Stellen helfen beim Sortieren. Ein laufendes System bauen sie nicht. Für die Umsetzung brauchen Sie danach einen Dienstleister.

Welche 12 Fragen sollten Sie einer KI-Agentur vor dem Vertrag stellen?

Nehmen Sie diese Liste in jedes Erstgespräch mit. Eine seriöse Agentur beantwortet die meisten Fragen sofort und den Rest schriftlich im Angebot.

1. Welche Referenzen mit Namen und welche Demo können Sie zeigen? Gute Antwort: Kunden, die genannt werden dürfen, und ein System, das Sie live sehen. Fragen Sie, ob Sie einen Referenzkunden anrufen dürfen.
2. Wer baut, und wer betreibt das System nach dem Start? Arbeitet die Agentur selbst, mit Freelancern oder mit Subunternehmern? Wer springt bei Urlaub oder Krankheit ein?
3. Wo laufen Daten und Sprachmodelle? Gute Antwort: Hosting-Standort, Modellanbieter und Region pro Datenfluss, am besten als Diagramm.
4. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Verarbeitet die Agentur personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, dazu eine Liste der Unterauftragsverarbeiter.
5. Wem gehören Code, Prompts, Konfiguration und Daten? Klären Sie Nutzungsrechte, Herausgabe des Quellcodes und den Export Ihrer Daten in einem offenen Format.
6. Was kostet der Betrieb jeden Monat, inklusive API-Kosten? Pauschale oder Durchreichung nach Verbrauch? Gibt es eine Obergrenze? Lassen Sie sich eine Beispielrechnung mit Ihren Mengen geben.
7. Wie kommen wir wieder heraus? Kündigungsfrist, Übergabe an Ihre IT oder einen anderen Dienstleister, Dokumentation, Datenexport.
8. Wo entscheidet ein Mensch? Gute Antwort: Alles mit Wirkung nach außen, etwa Angebote, Buchungen oder Absagen, gibt Ihr Team frei.
9. Wer ist nach dem AI Act Anbieter und wer Betreiber? Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Ein Chatbot unter Ihrem Namen kann Sie also selbst zum Anbieter machen, wie die DIHK an einem Beispiel erklärt. Klären Sie schriftlich, wer welche Pflicht erfüllt, etwa die Kennzeichnung als KI.
10. Wie testen wir, bevor wir uns binden? Gute Antwort: ein Prototyp mit Ihren Beispieldaten und ein Pilot im echten Betrieb, mit vorher vereinbarten Abbruchkriterien.
11. Wie messen und überwachen Sie die Qualität? Welche Kennzahlen, welche Protokolle, wer schaut wann hin, und was passiert, wenn die KI unsicher ist?
12. Welche Plattformen setzen Sie ein, und bekommen Sie Provisionen? Herstellerbindung ist nicht schlecht, sollte aber offen liegen. Prüfen Sie auch die Lizenz: Die Lizenz von n8n erlaubt etwa die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke, nicht ohne Weiteres den bezahlten Betrieb für Dritte.

Woran erkennen Sie eine unseriöse KI-Beratung?

• Garantierte Einsparungen in Prozent, bevor jemand Ihre Abläufe und Mengen gesehen hat.
• Angst als Verkaufsargument. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 entschärft. Ein eigenes Bußgeld dafür sieht das deutsche Durchführungsgesetz KI-MIG nicht vor, und die Bundesnetzagentur sieht keine Zertifizierungspflicht. Wer mit Millionenstrafen für fehlende Schulungen oder mit angeblich vorgeschriebenen Nachweisen bestimmter Stellen wirbt, informiert falsch.
• Nur Folien, keine laufenden Systeme. Demos mit Musterdaten sind normal. Aber irgendwo sollte etwas im Alltag laufen.
• Private Konten statt Geschäftsschnittstellen. Kundendaten gehören nicht in Gratis- oder Privat-Abos von KI-Diensten.
• Kein Wort zu laufenden Kosten oder eine lange Mindestlaufzeit, bevor das erste Ergebnis produktiv ist.
• Alles „autonom“. Wer keinen Menschen in der Schleife vorsieht, hat über Fehler nicht nachgedacht.
• Unerbetene Werbe-E-Mails. Werbung per E-Mail braucht auch zwischen Unternehmen grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Wer schon beim Erstkontakt die Regeln ignoriert, nimmt sie später selten ernster.

Was kostet eine KI-Agentur oder KI-Beratung?

Öffentliche Preise sind in dieser Branche selten. Die folgenden Modelle und Beispiele helfen bei der Einordnung.

Beispielrechnung Modellkosten: Ein kleines Sprachmodell wie Claude Haiku 4.5 kostet laut Preisliste des Anbieters 1 US-Dollar je Million Eingabe-Token und 5 US-Dollar je Million Ausgabe-Token. Angenommen, 1.000 Chat-Gespräche mit je 10.000 Eingabe- und 1.000 Ausgabe-Token: Das sind 10 US-Dollar plus 5 US-Dollar, also rund 15 US-Dollar im Monat. Teurer werden Telefonie mit Echtzeit-Sprachmodellen, Nachrichtengebühren und Hosting. Die eigentlichen Kosten stecken meist im Bau, in der Anbindung und in der Pflege.

Wenn Sie öffentliche Mittel nutzen wollen: Mehrere Bundesländer fördern KI-Projekte, meist mit Antrag vor der Beauftragung. Eine Übersicht gibt der Artikel Förderung für KI-Projekte.

Wann brauchen Sie gar keine KI-Agentur?

• Einzelne Textaufgaben. Für Entwürfe, Zusammenfassungen und Recherche reichen ein Geschäftskonto eines KI-Assistenten, eine kurze Richtlinie und eine Einweisung.
• Ein Standardproblem. Telefonannahme ohne Anbindung an Ihre Systeme oder Online-Terminbuchung lösen fertige Produkte oft günstiger.
• Ihre Fachsoftware kann es schon. Viele Programme bringen inzwischen eigene KI-Funktionen mit. Fragen Sie zuerst Ihren Softwareanbieter.
• Ihre IT hat Kapazität. Mit Workflow-Werkzeugen und einem guten Bewertungsraster kann ein eigenes Team viel selbst bauen. Wie Sie Abläufe dafür auswählen, steht im Artikel Prozessautomatisierung mit KI.
• Sie brauchen erst Orientierung. Dann sind IHK oder Mittelstand-Digital Zentrum der richtige erste Termin.

Spielt es eine Rolle, ob die KI-Agentur aus Ihrer Region kommt?

Für Umsetzung und Betrieb kaum. Fast alles läuft per Video, Bildschirmfreigabe und Fernzugriff. Nähe hilft beim Workshop vor Ort, beim Kennenlernen und bei Förderprogrammen, die an ein Bundesland gebunden sind. Wer in Norddeutschland sucht, findet bei uns Seiten für die KI-Agentur in Hamburg und für Betriebe rund um Rostock und Mecklenburg-Vorpommern. Vergleichen Sie regionale Anbieter mit denselben zwölf Fragen wie alle anderen.

Ein Beispiel: Wie beantworten wir diese Fragen?

Damit die Liste nicht abstrakt bleibt, hier unsere eigenen Antworten als neuravision. Sie sind ein Beispiel, kein Maßstab.

Wir sind zwei Gründer, die selbst planen, bauen und betreiben. Vor jedem Projekt steht ein kostenloser Prozess-Check von 30 Minuten, danach ein Prototyp mit Ihren Beispieldaten und ein Festpreis. Umsetzungen beginnen bei 4.000 €, der Betrieb bei 350 € im Monat inklusive Hosting und KI-Kosten, alle Preise netto. Die Server stehen in Frankfurt am Main, auf Wunsch läuft die Lösung in Ihrer eigenen Microsoft-365- oder Azure-Umgebung. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Liste der Unterauftragsverarbeiter und ein Datenflussdiagramm. Entscheidungen mit Wirkung nach außen trifft Ihr Team. Provisionen von Herstellern bekommen wir nicht. Wie eine spätere Übergabe an Ihre IT aussähe, klären wir vor dem Start. Details stehen unter Vorgehen und Preise und Sicherheit und Betrieb.

Aus unseren Projekten

Frage 12 haben wir selbst gelernt. Bei MaiApartments liefen Telefon-KI, WhatsApp und CRM zunächst über drei Plattformen. Meta erlaubt pro WhatsApp-Nummer aber nur ein System, das Nachrichten empfängt. Über fünf Monate kamen zehn Integrationsprobleme zusammen. Wir haben die Automatisierung deshalb auf einen eigenen Dienst umgestellt und ein schlankes CRM gebaut, in dem alles zusammenläuft. Fragen Sie jede Agentur, wie viele Plattformen an einem Kanal hängen.

Frage 6 zeigt sich im Alltag. Beim Redaktionsassistenten für SUNSHINE LIVE sind Betrieb, Hosting und die Kosten der Sprachmodelle seit 2025 in einer monatlichen Pauschale enthalten. So weiß die Redaktion vorher, was ein Monat kostet.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Nächster Schritt

Nehmen Sie die zwölf Fragen in jedes Erstgespräch mit, auch in unseres. Wenn Sie vorher sortieren möchten, wo KI in Ihrem Betrieb überhaupt lohnt, hilft der kostenlose KI-Potenzial-Check mit 12 Fragen. Einen Überblick über Einsatzfelder und Zahlen gibt der Artikel KI im Mittelstand. Und wenn Sie einen konkreten Ablauf haben, sprechen wir gern im kostenlosen Prozess-Check darüber.