KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was Unternehmen wirklich tun müssen

Art. 4 AI Act verpflichtet seit dem 2. Februar 2025 jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten zu ergreifen. Seit Juli 2026 ist klargestellt, dass Sie kein bestimmtes Niveau garantieren müssen. Für die meisten Betriebe heißt das: KI-Inventar, Nutzungsrichtlinie, Schulung nach Rolle und ein sauberer Nachweis.

Was verlangt Art. 4 AI Act?

Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Sie sollen die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag KI bedienen, mit passenden Maßnahmen fördern. Dazu können auch Freelancer, Leiharbeitskräfte oder Dienstleister gehören.

KI-Kompetenz definiert die Verordnung in Art. 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein. Welche Maßnahmen dafür passen, hängt laut Art. 4 vom Vorwissen der Beschäftigten ab, vom Einsatzkontext und davon, bei welchen Personen die KI eingesetzt wird.

Was hat sich im Juli 2026 an der KI-Kompetenzpflicht geändert?

Mit dem Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, wurde Art. 4 neu gefasst. Die Neufassung gilt seit dem 27. Juli 2026. Der Unterschied steckt im Wortlaut.

Fassung bis 26. Juli 2026:

„… ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen …“

Fassung seit 27. Juli 2026, wie sie auch die Bundesnetzagentur wiedergibt:

„… ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind … Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Aus einer Ergebnispflicht ist eine Maßnahmenpflicht geworden. Abgeschafft ist sie nicht, auch wenn viele Artikel aus dem Gesetzgebungsverfahren das nahelegen. Maßgeblich ist der Text im Amtsblatt.

Ist Ihr Unternehmen betroffen?

Sehr wahrscheinlich ja. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System „in eigener Verantwortung verwendet“, ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung. Größe und Branche spielen keine Rolle. Typische Fälle im Mittelstand:

• Angebote, E-Mails oder Zusammenfassungen mit ChatGPT, Claude oder Gemini, auch über private Konten
• Microsoft 365 Copilot in Outlook, Word oder Teams
• Übersetzungen mit DeepL
• KI-Funktionen in Fachsoftware, etwa Belegerkennung in der Buchhaltung
• Chatbots oder Telefonassistenten im Kundenkontakt

Die EU-Kommission beantwortet in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz genau diesen Fall: Wer Beschäftigte Werbetexte oder Übersetzungen mit ChatGPT erstellen lässt, sollte sie über Risiken wie Halluzinationen informieren.

Wer kontrolliert, und was droht wirklich?

Aufsicht durch die Bundesnetzagentur

Seit dem 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde (§ 2 KI-MIG, Pressemitteilung). Für KI in regulierten Finanzdienstleistungen ist die BaFin zuständig. Die nationale Aufsicht über Art. 4 hat laut EU-Kommission im August 2026 begonnen.

Kein eigenes Bußgeld für Art. 4

Die Bußgeldkataloge in Art. 99 der KI-Verordnung nennen Art. 4 nicht, und auch die deutschen Bußgeldvorschriften in § 15 KI-MIG erfassen ihn nicht. Die EU-Kommission hält Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen nach nationalem Recht zwar für möglich. Einen Bußgeldtatbestand dafür enthält das deutsche Durchführungsgesetz derzeit aber nicht. Ob der Gesetzgeber nachschärft, ist offen.

Die echten Risiken

Wichtiger als ein Bußgeld sind die Folgen, wenn Beschäftigte KI ohne Regeln nutzen:

• Datenschutz: Kundendaten in einem nicht freigegebenen Werkzeug können ein Verstoß gegen die DSGVO sein, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verlangt (Art. 32). Wie wir Hosting und Auftragsverarbeitung bei eigenen Lösungen regeln, steht unter Sicherheit & Betrieb.
• Geschäftsgeheimnisse: Als Geschäftsgeheimnis gilt nach § 2 GeschGehG nur eine Information, die durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt ist. Wer Kalkulationen ohne Regeln in KI-Dienste kopiert, kann diesen Schutz schwächen.
• Fehler gegenüber Kunden: Eine falsche Zahl im Angebot bleibt Ihr Fehler, auch wenn eine KI sie geschrieben hat. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Sorgfaltspflichtverletzung gelten kann, besonders wenn ein Schaden entsteht.

Welche Maßnahmen sind angemessen?

Die Verordnung schreibt keine Form vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt einen gestuften Aufbau: zuerst ein Grundverständnis für alle, dann Vertiefung, dann rollenspezifische Inhalte. Getroffene Maßnahmen sollten Sie mit Art, Umfang, Zeitraum und Teilnehmenden dokumentieren. Vorgeschrieben ist die Dokumentation nicht, sie ist aber Ihr Beleg, dass Sie gehandelt haben.

Bewährt haben sich vier Bausteine: ein KI-Inventar, eine Nutzungsrichtlinie, Schulung nach Rolle und eine Nachweisakte. Welche Rolle was braucht, zeigt die folgende Übersicht:

KI-Kompetenz umsetzen: ein 5-Schritte-Plan für 20 bis 200 Beschäftigte

Der Zeitplan ist ein Vorschlag aus der Praxis, keine Vorgabe. Benennen Sie vorab eine Person, die den Plan verantwortet.

1. KI-Inventar anlegen (Woche 1 bis 2). Fragen Sie im Team ab, wer welche KI wofür nutzt, auch über private Konten. Prüfen Sie Lizenzen auf eingebaute KI-Funktionen. Je Werkzeug: Zweck, Nutzende, Datenarten, Verantwortliche.
2. Nutzungsrichtlinie schreiben (Woche 2 bis 4). Was ist erlaubt, was tabu? Eine Daten-Ampel regelt, welche Informationen in welches Werkzeug dürfen. Dazu Prüfpflicht für Ergebnisse und Freigabe neuer Werkzeuge. Haben Sie einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein, denn KI-Werkzeuge können technische Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sein.
3. Schulung nach Rolle (Monat 2). Eine Grundunterweisung für alle, je Abteilung mit eigenen Beispielen. Vertiefung für die Rollen aus der Tabelle oben.
4. Nachweis ablegen. Teilnehmerlisten, Agenda, Datum, Dauer, Durchführende und die unterschriebenen Kenntnisnahmen an einem Ort.
5. Auffrischen und prüfen. Einmal im Jahr, im Onboarding und bei jedem neuen Werkzeug. Das Inventar wird dabei gleich mit aktualisiert.

Für einen Betrieb dieser Größe ist das kein Großprojekt. Wo Sie heute stehen, zeigt der KI-Kompetenz-Selbstcheck in zwei Minuten.

Was gilt als Schulungsnachweis?

Die EU-Kommission ist eindeutig: „There is no need for a certificate.“ Unternehmen können Schulungen und andere Maßnahmen intern dokumentieren. Auch die Bundesnetzagentur sieht keine Zertifizierungspflicht für Schulungen, und die Maßnahmen dürfen intern oder extern stattfinden.

Ein praktikabler Nachweis besteht aus:

• Protokoll je Maßnahme mit Datum, Dauer, Inhalten und Durchführenden
• Teilnehmerliste mit Unterschrift oder eine Teilnahmebescheinigung je Person
• KI-Nutzungsrichtlinie mit Bestätigung der Kenntnisnahme
• KI-Inventar und Übersicht, welche Rolle welche Maßnahme erhalten hat

Seien Sie skeptisch bei Angeboten, die eine „Pflichtschulung mit Zertifizierung“ versprechen. Eine externe Schulung kann sinnvoll sein, vorgeschrieben ist sie nicht.

Welche kostenlosen Hilfen gibt es?

• Bundesnetzagentur: Der KI-Service-Desk bietet einen KI-Compliance-Kompass zur ersten Einordnung und ein Factsheet für KMU. Das Hinweispapier zu Art. 4 stammt von Juni 2025 und bezieht sich noch auf die alte Fassung.
• EU-Kommission: Neben den Fragen und Antworten gibt es eine Sammlung von Praxisbeispielen. Wer sie nachahmt, ist laut Kommission nicht automatisch konform.
• Mittelstand-Digital Zentren: Kostenlose Veranstaltungen und KI-Trainer für KMU. Die laufende Netzwerkphase endet Ende 2026, fragen Sie nach dem Angebot für 2027.

Für externe Schulungen gibt es in mehreren Ländern Weiterbildungszuschüsse. Welche Programme für Sie gelten, zeigt der Förder-Check für KI-Projekte, den Überblick liefert unser Artikel zur KI-Förderung 2026.

Zur Einordnung unseres Angebots: Eine KI-Kompetenz-Schulung bieten wir nicht an. Kostenlos sind bei uns der Selbstcheck und das Vorlagenpaket mit Richtlinie, Inventar und Nachweisvorlagen. Unser KI-Quick-Win-Workshop für 1.490 € netto priorisiert an einem halben Tag remote drei Einsatzfelder für KI mit Umsetzungsplan. Er ersetzt keine Schulung nach Art. 4.

Aus unseren Projekten: Kompetenz im Werkzeug mitbauen

Kompetenz entsteht nicht nur in Schulungen, sondern auch dadurch, wie ein Werkzeug gebaut ist. Zwei Beispiele:

• SUNSHINE LIVE. Der Social Creator sammelt Meldungen aus 10 Quellen der Musikszene, bewertet sie und schreibt Entwürfe für Facebook, Instagram und die Homepage. Ein Post landet erst als unveröffentlichter Entwurf auf Facebook und geht live, wenn die Redaktion auf „Posten“ klickt. Die Regel „KI-Ergebnisse sind Entwürfe“ steht damit nicht nur in einer Richtlinie, sie steckt im Ablauf.
• NEWTEN Gebäudetechnik. Beim Recruiting-Agenten, der sich in der Einführung befindet, führt das Sprachmodell das Gespräch und zieht Fakten heraus, feste Regeln ordnen ein. Alles, was einen Bewerbungsprozess beenden würde, landet in der Spalte „Prüfung“ bei einem Menschen. Das Team probt Gespräche im Simulator. KI in der Personalauswahl gilt als Hochrisiko, zusätzliche Betreiberpflichten wie menschliche Aufsicht gelten nach dem Omnibus ab 2. Dezember 2027.

Für Ihr Inventar heißt das: Notieren Sie bei jedem Werkzeug, wo ein Mensch prüft und wer das ist. Wie wir solche KI-Werkzeuge für Teams aufbauen, zeigt die Lösungsseite. Mehr zum Recruiting-Fall lesen Sie unter Bewerber per WhatsApp vorqualifizieren, den größeren Rahmen unter KI im Mittelstand.

Diese Zusammenfassung gibt die Rechtslage nach bestem Wissen wieder, Stand 16. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

Nächster Schritt

Machen Sie den KI-Kompetenz-Selbstcheck: 10 Fragen, Ampel-Ergebnis und eine To-do-Liste für die Punkte, die noch fehlen.